FAQ 1: ¿Cuál es el número PIC (Participant Identification Code) de la UPV que debe ser utilizado para la creación de propuestas? ¿Qué siglas se deben emplear para identificar a la universitat?
Para la identificación de la universitat, deben utilizarse las siglas (“Short Name”) UPV.
FAQ 2: ¿Cuáles son los pasos a seguir para la creación de una propuesta y qué partes las componen? (Novedad HE)
En caso de ser coordinador, seguir los pasos de 1 a 6.
En caso de ser socio, acudir directamente al paso 5.
- Paso 1 (Login): acceder al Funding&Tenders Portal e identificarse mediante EU login
- Paso 2 (Funding Scheme): dirigirse a la sección “Search funding&tenders” y seleccionar el “topic” de interés. Dirigirse entonces la sección “Submission Service”, seleccionar el tipo de envío (tipo de acción y modalidad de Grant Agreement) y hacer clic sobre “Start Submission”
- Paso 3 (Create Draft): crear el borrador de propuesta.
- Paso 4 (Parties): dar de alta a los socios
- Paso 5 (Edit Proposal): Edición de la propuesta
- La propuesta tiene 2 partes (acceso a plantillas al final de este mismo documento):
- a) Parte A– parte administrativa (“administrative forms”)
- b) Parte B–Descripción técnica (“Part B”)
- El acceso a la misma se obtiene a través de la sección “My Proposal” del Funding&Tenders Portal
- La propuesta tiene 2 partes (acceso a plantillas al final de este mismo documento):
- Paso 6 (Submit): Validación y envío de la propuesta
Recomendación: Se recomienda realizar múltiples envíos antes de la fecha de cierre para ir guardando la información introducida, así como evitar el envío el mismo día de cierre de convocatoria (se recomienda una antelación mínima de 48 horas respecto hora de cierre) para tener margen de maniobra ante errores o incidencias en el envío.
Para información más detallada descargar las FAQs en PDF o consultar el “Proposal Submission Service User Manual«
FAQ 3 ¿Es necesario incluir en la propuesta alguna información descriptiva o texto general de presentación de la universitat? (Novedad HE)
información de carácter general descriptiva de la entidad.
FAQ 4: En la Parte A de la propuesta se debe indicar si la organización dispone un Plan de Igualdad de Género (“Gender Equality Plan”) ¿Qué se debe responder en caso de la universitat? (Novedad HE)
FAQ 5: Soy coordinador/a de una propuesta, ¿qué información y/o documentación debo solicitar a los socios y cómo puedo darles de alta? ¿qué aspectos debo tener en cuenta en la selección/relación con los socios?
UPV. CG 9/11/12).
FAQ 6: Estoy pensando en ser el coordinador de una propuesta, ¿qué responsabilidades voy a tener? ¿Cuáles van a ser mis obligaciones en caso de concesión de la ayuda?
En caso de concesión de ayuda, el coordinador es responsable de las siguientes actividades (art. 7 del GA):
- (i) supervisar que la acción se ejecuta correctamente (véase el artículo 11 del GA )
- (ii) actuar como intermediario para todas las comunicaciones entre el consorcio y el organismo financiador, a menos que el GA o el organismo financiador especifique de lo contrario, y en particular:
- presentar las garantías de prefinanciación al organismo financiador (si corresponde).
- solicitar y revisar cualquier documento o información requerida y verificar su calidad e integridad antes de pasarlos al organismo financiador.
- enviar los entregables e informes al organismo financiador.
- informar al organismo financiador sobre los pagos realizados a los otros beneficiarios (informe sobre la distribución de pagos; si es necesario, consultar Artículos 22 y 32)
- (iii) distribuir los pagos recibidos procedente del organismo financiador a los otros beneficiarios sin demora injustificada (véase el artículo 22)
Estas actividades no pueden delegarse en otros socios ni ser objeto de subcontratación.
Para ser coordinador se recomienda tener una experiencia de participación previa en el programa, así como disponer de información sobre la experiencia de participación de otros socios.
FAQ 7: ¿En qué parte de la propuesta se debe indicar al personal investigador participante? ¿Qué personal puede figurar en la misma? (Novedad HE)
El personal investigador participante en la propuesta debe identificarse en la Sección 2–Participants>Organistation Data de la Parte A, con indicación, entre otra información, de su identificador (ej. ORCID, Researcher Id) y de en qué etapa se encuentran en su carrera investigadora (con arreglo a la definición contenida en el Manual de Frascati 2015) y la clasificación por niveles educativos IsCED).
FAQ 8: ¿Es posible incluir en el equipo investigador de la UPV a personal de otra entidad?
No. La información a referir es específica del participante (entidad legal que presenta la solicitud), debiéndose aportar para la posterior justificación de costes de personal declaraciones del tiempo trabajado para la entidad (lo cual requiere pertenencia a plantilla).
FAQ 9: En mi propuesta he identificado algunas implicaciones de carácter ético, ¿Cómo debo proceder? (Novedad HE)
Los participantes deben responder a una serie de cuestiones sobre los aspectos éticos de la
propuesta, en relación a los siguientes elementos:
- Utilización de embriones humanos y células madre embrionarias humanas
2. Intervención sobre participantes humanos
3. Utilización de células/tejidos humanos
4. Procesamiento de Datos de carácter personal
5. Experimentación con animales
6. Realización de actividades en países no comunitarios
7. Medio ambiente, salud y seguridad
8. Inteligencia artificial (novedad HE)
9. Otros
En el caso que se hayan identificado implicaciones de carácter ético ligadas a la participación de la UPV, se deberá:
- A nivel interno: solicitar la correspondiente autorización del Comité de Ética de la UPV.
- En la propuesta:
- En la sección 4 –“Ethics and security” de la Parte A de la propuesta, señalar el tipo implicaciones detectadas e indicar en qué página de la propuesta puede encontrarse información ampliada sobre cada cuestión.
- En la sección “Ethics self assessment” de la Parte A de la propuesta:
- Realizar una autoevaluación de aspectos éticos basada en la guía “How to Complete your Ethics Self–Assessment« y proporcionar información
adicional cumplimentando la tabla. - Adjuntar la autorización del Comité de Ética de la UPV/otra documentación que pudiera ser requerida en virtud de legislación y normativa aplicable. En caso que no se encuentre disponible, indicar la fecha prevista para su obtención.
- Realizar una autoevaluación de aspectos éticos basada en la guía “How to Complete your Ethics Self–Assessment« y proporcionar información
FAQ 10: ¿Qué firmas son requeridas para la presentación de solicitudes de ayuda? ¿Qué documentación hay que aportar internamente en la universitat?
Las propuestas se envían telemáticamente a través del ‘Electronic Submission Service’ disponible en el Funding&Tenders Portal, sin exigencia de firma. Para más detalle, consultar la guía correspondiente.
Internamente, debe aportarse la siguiente documentación en el Servicio de Gestión de la I+D+i:
- Propuesta favorable de firma de la solicitud de subvención (registrarse en la intranet para descargar)
2. Propuesta definitiva en formato PDF presentada telemáticamente través del Submission Service. Remitir vía email a la dirección sgi–europeos@upv.es.
3. Opcional: en caso que se hubieran firmado, copia de Acuerdos de confidencialidad
4. En el caso de proyectos coordinados por la UPV, Carta de compromiso de los socios.
FAQ 11: ¿Qué costes puedo incluir en la propuesta? ¿Son los mismos que en ayudas públicas nacionales?
Las principales partidas de gasto incluidas en el presupuesto son:
- Personnel Costs (incluye tanto el coste de personal propio como el de nuevas contrataciones con cargo al Proyecto);
- Subcontracting costs
- Purchase costs: incluye los gastos de tipo “travel and subsistence”, “Equipment” y “Other goods, works and services “ (en los cuales están incluidos los gastos de fungibles, informes de auditoría, gastos de publicaciones, etc)
- Indirect Cost, calculados como un tipo fijo (25% sobre los costes directos, excluyendo las subcontrataciones, el coste de apoyo financiero a terceras partes y el coste de contribuciones en especie no utilizadas en las instalaciones de los beneficiarios)
FAQ 12: ¿En qué parte de la propuesta está incluido el presupuesto y qué información debe contener? (Novedad HE)
El presupuesto de la acción se encuentra incluido en la sección 3–Budget de la Parte A (administrativa) y en la sección 3.1– Work plan and resources de la parte B (Descripción Técnica).
La información de la sección 3 de la Parte A (presupuesto desglosado por entidad participante y partida de gasto), debe ser cumplimentada directamente por cada participante (recomendado) durante la edición de la Parte administrativa de la propuesta (ver Paso 5 en la faq#2), pudiendo también ser introducida por el coordinador.
FAQ 13: ¿Es financiable el coste del personal propio? ¿Cómo se calcula el coste de personal? (Novedad HE)
Sí. A diferencia de proyectos financiados con fondos nacionales, los presupuestos en Horizon se formulan bajo un modelo de costes totales, en el cual resultan financiables los costes de personal con vinculación estatutaria o contractual permanente.
En Horizonte Europa, el cálculo del coste de personal (tanto propio como contratado) se realiza sobre la base del esfuerzo de dedicación, expresado en “person month”, el cual tiene una equivalencia tanto en horas como en coste:
- Person–month: Equivalencia en horas
- La equivalencia en horas resulta tanto de la fórmula de coste de personal contenida en el artículo 6.2 del Grant Agreement (Coste personal= tasa diaria X nº días trabajados en el proyecto; donde tasa diaria= coste anual personal/215), como de la jornada laboral.
- Person–month: Equivalencia en coste (valor individual)
- Doceava parte del coste total anual.
FAQ 14: ¿Son financiables las subcontrataciones? ¿Cuál es la diferencia entre las partidas de “coste directo de subcontratación” y “otros servicios” dentro de los costes de compras?
Sí, con arreglo a las disposiciones contenidas en el artículo 9.3 del GA, es posible de manera justificada el encargo a terceros de la realización de tareas concretas recogidas en el Anexo 1 del GA, siempre que no se trate de otros beneficiarios de un mismo proyecto o entidades con la que exista un conflicto de interés (art. 12 GA | ejemplo: subcontratación a una spin–off en un proyecto en el cual participen investigadores de la UPV con intereses económicos en la empresa o que sea miembro
de algún órgano de administración o consultivo de la misma).
La diferencia entre las partidas de “coste directo de subcontratación” y “otros servicios dentro de los costes de compras” es que la primera de ellas (subcontratación) corresponde a una externalización (la tarea es realizada por un tercero) por el beneficiario de la ejecución de alguna tarea de un determinado WP recogidas en el Anexo 1 del GA, mientras que en el caso de “otros servicios” se trata de servicios recibidos por un beneficiario y empleados por éste para la realización de las tareas que tenga asignadas.
FAQ 15: ¿Puedo solicitar financiación para la compra de equipos? ¿Y para prototipos? (Novedad HE)
Sí. Los equipos constituyen un gasto financiable, aunque con carácter general únicamente resulta subvencionable la amortización, no el coste total (“full cost”) de adquisición del equipo.
La amortización de los equipos se calculará de la forma: (A/B) x C x D
donde:
A= número de meses que el equipo se va usar en el proyecto, después de la fecha de compra
B= periodo de amortización, que varía según la naturaleza del bien
C= coste del equipo
D= porcentaje de uso del equipo en el proyecto
FAQ 16: ¿Cuál es el porcentaje de financiación de estas ayudas? ¿Es necesario cofinanciar?
En el caso de la universitat, aplica una tasa de reembolso de costes del 100% para todo tipo de acción (RIA/IA/CSA), al tratarse de una “non–profit legal entity”.
Por tanto, es el caso de la UPV, el importe de subvención solicitada será siempre igual al coste total elegible del proyecto (Costes Directos+ Costes Indirectos), sin que sea necesaria la cofinanciación de los costes subvencionables.
FAQ 17: ¿Cuál es el tratamiento del IVA aplicable a propuestas de la UPV? ¿Cómo debo tenerlo en cuenta en la elaboración del presupuesto?
En el caso de propuestas a actuaciones de tipo RIA/IA, son actividades que en caso deconcesión son gestionadas económicamente en la UPV bajo claves específicas de tipo “50”, bajo las cuales actualmente el 100% del IVA soportado es objeto de deducción posterior y en consecuencia no resulta elegible. En este tipo de actuaciones, el presupuesto debe únicamente contener cantidades en término de bases imponibles.
En el caso de CSA, son actividades que en caso de concesión dar lugar a claves específicas de tipo “70”. Según información de gerencia contenida en el documento “Cambios en la gestión económico presupuestaria 2017” disponible en la intranet, los gastos en actividades clasificadas como 70 tendrán una deducción del IVA del 31%. Este porcentaje está sujeto a variación anual, resultado de las autoliquidaciones practicadas en cada ejercicio aplicando el régimen de deducciones de sectores diferenciados de actividad.
En aplicación del artículo 6 del GA, la parte del IVA no deducible resulta subvencionable, siendo esta parte no deducible la que es posible incluir en el presupuesto de la acción.
FAQ 18: ¿Es necesaria la presentación un informe de auditor (“Certificate on the financial statements-CFS”) para la justificación de estas ayudas? (Novedad HE)
Únicamente es necesario presentarlo cuando la contribución reclamada por cada beneficiario (incluyendo tanto los costes directos como indirectos) sea igual o superior a 430.000,00 EUROS. En ese caso, es necesario presentarlo en la justificación final del proyecto (no aplica la presentación de informe de auditor en la justificación de periodos intermedios).
En caso de ser necesario, debe incluirse en la partida de “C. Purchase Costs”>C.3 Other goods, works and services) (no se considera subcontratación) dentro del WP “Management”.
En el caso de la universitat, la auditoría de proyectos actualmente es objeto de un contrato centralizado (vigente hasta el 21/02/2023 ). Por tanto, el importe de este gasto a incluir en el presupuesto debe ser el contenido en el referido contrato (293,74€/informe). Únicamente la empresa adjudicataria será susceptible de prestar los servicios incluidos en el contrato.